Implementatiehandleiding: geautomatiseerde import medewerkergegevens via sFTP

Inleiding

Je legt eenmalig een verbinding via sftp met een map op onze ftp-servers. In die map plaats je, al dan niet geautomatiseerd en zo vaak je wilt, bestanden met medewerkergegevens. Onze servers lezen de map uit en verwerken enige malen per dag de gegevens volgens Gegevensverwerking geautomatiseerde gebruikersimport.

Jouw bestand wordt in onze database bewaard. Als je vragen hebt over het bestand kun je die via onze service desk stellen. Je kunt zelf de logfiles van de import bekijken als u wilt. De logfiles zijn te vinden in de map waarnaar je jouw bestanden uploadt. Je kunt er voor kiezen om een e-mail te ontvangen wanneer het bestand niet is aangekomen op onze server of wanneer het bestand niet verwerkt kon worden.

Alleen personeelsnummer, naam, e-mailadres en afdeling van medewerkers kunnen via deze geautomatiseerde import verwerkt worden. Er worden dus geen rollen, autorisaties of wachtwoorden geïmporteerd, gemuteerd of gedeactiveerd. In 2025 wordt het wel mogelijk om TriasWeb-rollen mee te geven

Medewerkersbestand

De specificaties:

• De bestandsnaam moet altijd hetzelfde zijn, maar een datum of andere variabele toevoegen aan de bestandsnaam mag wel.

• Opgeslagen in UTF-16.

• Kolommen mogen in willekeurige volgorde staan. als het maar steeds dezelfde volgorde is.

• Het aantal velden in de kopregel moet gelijk zijn aan het aantal velden in de overige regels in het bestand.

• Gebruik van kopregel is optioneel.

• Er kunnen 4 velden worden ingelezen: personeelsnummer, naam, e-mailadres en de afdelingen waaraan de medewerker gekoppeld moet worden. Dit laatste is alleen relevant indien jouw organisatie gebruik maakt van Autorisatiemodus. In 2025 wordt het mogelijk om ook TriasWeb-rollen mee te geven.

Velden die worden ingelezen zijn:

• Personeelsnummer (tekstveld, standaard primaire sleutel)

• Naam (tekstveld, optioneel). De naam zoals die getoond moet worden in TriasWeb op de gebruikersschermen en in de beheerschermen voor gebruikersbeheer.

• E-mailadres (verplicht, uniek, voorheen mogelijke primaire sleutel, maar deze mogelijkheid wordt spoedig uitgefaseerd).

• Gekoppelde afdelingen per gebruiker (optioneel, tekstveld met afdelingscodes gescheiden door komma)

Voorbeeldbestand met kopregel

personeelsnummer;medewerkernaam;email;afdelingen
P123456;Appel-de Bron, J.; jan.appel-debron@uworganisatie.nl;AF2,P5,776;
J23-3333;Breezand, P.V. van der; pieter.victor.vanderbreezand@uworganisatie.nl;P5

Waarschuwingse-mails

Je kunt ervoor kiezen om, indien de verwerking van de gegevens niet slaagt of als er geen bestand bij ons is aangekomen, daarvan een waarschuwingse-mail te laten verzenden naar een e-mailadres naar keuze.

Beveiliging

Indien gewenst kan de sftp-verbinding opgezet worden met public key-authenticatie. Diverse algoritmes worden ondersteund.

Workflow

Om deze import tot stand te brengen moet er communicatie zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en de ICT-dienst van jouw organisatie. Hieronder kunt je zien wat je op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.