Implementatiehandleiding: autorisatiescope

Veelgestelde vragen

Wat is autorisatiescope?

Wanneer uw organisatie gebruik wil maken van Autorisatiemodus worden zowel gebruikers als cliënten gekoppeld aan organisatieonderdelen. Gebruikers kunnen dan slechts die cliënten en die meldingen zien die gekoppeld zijn aan de afdelingen waarvoor zij zelf geautoriseerd zijn. Meer kun je hier lezen: Autorisatiescope (basis).

Welke stappen moet ik zetten?

1. Bespreek met je adviseur welke autorisatiescope je wilt instellen.

2. Maak daarna een ticket aan in onze servicedesk om de autorisatiescope voor je aan te zetten en geef aan op welk niveau je dat wilt.

3. Zorg dat de juiste koppelcodes worden ingevoerd bij de afdelingen, locaties of organisaties.

4. Zorg dat de cliënten en medewerkers de relevante koppelcodes krijgen.

Cliënten en medewerker hebben niet dezelfde codes, wat nu?

Als cliënten hun koppelcodes uit het ECD krijgen en gebruikers hun koppelcode uit het HRM-systeem kan het voorkomen dat die koppelcodes niet gelijk zijn. In dat geval zet je beide koppelcodes in TriasWeb. Onze importmodule zorgt er dan voor dat de cliënten en de medewerkers met een van die koppelcodes allemaal gekoppeld worden aan die organisatie-eenheid.

Kunnen medewerkers en cliënten meerdere koppelcodes hebben?

Ja, dat kan.

Op welk niveau moet ik koppelen?

Er is een verschil tussen het niveau waarop je koppelcodes meegeeft en het niveau waarop de autorisatiescope wort ingesteld. Je kunt bijvoorbeeld kostenplaatsen van afdelingen meegeven, maar toch koppelen op locatieniveau. Je kunt de gevolgen hiervan en dus de keuzes die je hierin maakt bespreken met je adviseur.

Hoe voer ik codes in bij afdelingen?

Als je gebruik maakt van een organisatie-import, kun je die meegeven vanuit je bronsysteem. Maak je daarvan geen gebruik, dan kun je het handmatig invoeren via de schermen onder Beheer → Afdelingen, Beheer → Locaties of Beheer → Organisaties. Bij elke afdeling, locatie, organisatie komt een veld koppelcode ter beschikking. In dit veld dient de relevante code te worden ingevoerd. Het invoeren van codes hoeft alleen te gebeuren bij de organisatieonderdelen waaraan daadwerkelijk gebruikers of cliënten gekoppeld worden.

Hoe geef ik medewerkers en cliënten een koppelcode mee?

De koppeling van medewerkers en cliënten kan geautomatiseerd gebeuren: indien je gebruik maakt van een geautomatiseerde gegevensimport voor medewerkers en/of cliënten kun je de afdelingscodes die je hebt toegevoegd aan de afdelingen, ook (automatisch) toevoegen aan het importbestand. Op deze wijze worden wijzigingen in de brongegevens meteen meegenomen naar TriasWeb.

Het is mogelijk om codes uit bijvoorbeeld ONS/Nedap en Afas/Profit geautomatiseerd mee te laten komen.

Wat gebeurt er als sommige medewerkers of cliënten niet gekoppeld zijn?

Het is mogelijk om alleen medewerkers te koppelen aan afdelingen en cliënten niet te koppelen: in dat geval zullen medewerkers alleen kunnen melden en analyseren op de afdelingen waaraan ze gekoppeld zijn. Zij kunnen wel kiezen uit alle cliënten bij het doen van een melding.

Medewerkers die niet gekoppeld zijn kunnen geen cliënten selecteren (bij het doen van een melding) of meldingen van die cliënten analyseren. Cliënten die niet gekoppeld zijn kunnen niet gekozen worden als betrokkene bij het doen van een melding.

Kan ik ook extra koppelingen aanmaken?

Dit kan bij de afdeling, de locatie en de organisatie gebeuren. Bij elke afdeling wordt een lijst getoond van gekoppelde en ongekoppelde medewerkers en cliënten. Uit deze lijst selecteert u de relevante personen en koppelt ze met een muisklik aan de gekozen afdeling. Zie voor meer informatie over de handmatige wijze de handleiding ‘Koppelen medewerkers of cliënten aan afdelingen’.

Let op, wanneer u handmatig koppelingen aanmaakt, worden deze niet overschreven door de automatische import.