Organisaties
Organisaties zijn de grootste organisatorische eenheid in TriasWeb. Op dit scherm kun je organisaties beheren en koppelingen tussen organisaties cliënten of gebruikers maken.
Veelgestelde vragen
Ik zie dit scherm niet, hoe kan dat?
Het kan zijn dat jouw organisatie niet werkt met de termen die wij standaard gebruiken. Organisatie wordt soms ook Regio genoemd.
Wie mag organisaties beheren?
Het scherm is standaard alleen zichtbaar voor de applicatiebeheerder. Maar als je gebruikers de permissie Mag organisaties beheren geeft, dan kunnen zij ook organisaties beheren. Een organisatiebeheerder hoeft geen hoofdverantwoordelijke te zijn van de organisatie. Zolang de organisatie binnen de autorisatiescope van de organisatiebeheerder ligt, is het goed. Rollen en permissies kun je instellen op onder menukop Beheren → Autorisatie.
Wat zijn de functies van het scherm?
Het scherm organisaties beheren bestaat uit drie tabs. Op de eerste tab kun je organisaties beheren. Op de tweede tab kun je gebruikers (medewerkers) aan de organisatie koppelen en op de derde tab kun je cliënten aan de organisatie koppelen. Meer informatie over wat dat precies betekent voor de werking van TriasWeb kun je vinden op de pagina Autorisatiescope..
Organisatieconfiguratie
Klik op een van de knoppen om een actie te starten.
Nieuw: je kunt een nieuwe organisatie aanmaken. Zorg ervoor dat degene die je als hoofdverantwoordelijke wilt koppelen aan deze organisatie al bestaat in TriasWeb en dat deze medewerker de juiste rol heeft (organisatiebeheerder of hoger).
Verwijderen: je kunt de organisatie niet verwijderen als er nog locaties onder hangen. Wil je de organisatie wel verwijderen, dan dien je de locaties eerst te verwijderen. Zie hiervoor Locaties. Nadat je een organisatie verwijderd hebt via de knop Verwijderen krijgt je op dezelfde plek 2 knoppen te zien: Bewaren en Annuleren. Klik op Bewaren om de organisatie daadwerkelijk te verwijderen.
Bewerken: Hiermee kun je een organisatie wijzigen.
Welke eigenschappen heeft een organisatie?
De eigenschappen zijn pas te wijzigen nadat je op de knop Bewerken hebt geklikt. De knoppen veranderen dan in Annuleren en Bewaren. Je moet altijd de knop Bewaren aanklikken als je de wijzigingen wilt bewaren.
Naam. Namen van organisaties worden getoond in sommige grafieken en tabellen. Hoe langer de naam is, hoe minder ruimte er voor de grafiek over blijft op de afbeelding. Probeer de namen dus kort te houden.
Hoofdverantwoordelijke. Een organisatie kan een hoofdverantwoordelijke te hebben. Meldingen die automatisch naar ‘twee niveaus hoger’ gestuurd worden om af te handelen of als meelezer, komen bij deze hoofdverantwoordelijke terecht. Om een hoofdverantwoordelijke te selecteren klik je op Selecteren. Er verschijnt een nieuw schermpje en daar vul je (een deel van) de naam van de medewerker in en klikt op zoeken. Als je niets invult en meteen op zoeken klikt krijgt je een lijstje te zien van de eerste 50 medewerkers die de juiste permissie hebben. Zit de hoofdverantwoordelijke er niet tussen? Dan heeft deze medewerker waarschijnlijk niet de juiste permissie: Mag afhandelen. Kijk dan op de pagina Autorisatie.. Selecteer een medewerker en klik op de knop Bewaren. Je hebt de geselecteerde gebruiker bewaard, maar voordat je de pagina verlaat moet je nog de organisatie bewaren.
De optie Deactief voor meldingen kun je aanzetten indien je de organisatie en onderliggende locaties en afdelingen niet meer wilt tonen in de lijst met organisaties bij het doen van een melding (dus er kunnen geen nieuwe meldingen meer op onderliggende afdelingen gedaan worden) maar hem wel wilt zien en kunnen selecteren bij het analyseren van meldingen. Dit wordt vaak gebruikt als alternatief voor het verwijderen van een organisatie wanneer er nog meldingen aan onderliggende afdelingen gekoppeld zijn.
Koppelcode. Wanneer je gebruik maakt van autorisatiescope (je koppelt gebruikers en cliënten aan organisaties) en ook van de geautomatiseerde gegevensimport (alle medewerkers en cliënten worden via een synchronisatie in TriasWeb ingevoerd) dan dien je ervoor te zorgen dat de koppelcode die je hier invult, gelijk is aan de koppelcode(s) die je meegeeft bij de cliënten en medewerkers in de synchronisatie.
Contactgegevens worden door Triaspect en TriasWeb niet gebruikt. Deze velden zullen op termijn verdwijnen. Gebruik ze dus niet.
Altijd bewaren
Bewaar je wijzigingen (ook wanneer je de organisatie verwijderd hebt).
Wat betekent Gekoppelde gebruikers?
De bovenste tabel op deze tab geeft de gekoppelde gebruikers weer. Daar staat de hoofdverantwoordelijke altijd tussen, de organisatie wordt automatisch aan hun autorisatiescope toegevoegd. De hoofdverantwoordelijke kan daarom niet ontkoppeld worden.
Wil je gebruikers ontkoppelen, selecteer dan een of meerdere gebruikers en klik op de knop 'Gebruikers ontkoppelen'. Dit heeft geen nut indien je een geautomatiseerde gebruikerssynchronisatie met organisaties gebruikt, omdat de geautomatiseerde gebruikerssynchronisatie dan de organisaties overschrijft.
De onderste tabel geeft de gebruikers weer die niet gekoppeld zijn aan deze organisatie. Je ziet hier alle gebruikers van de organisatie, ook als de organisatie gebruik maakt van autorisatiescope. Je kunt het vakje 'Alleen ongekoppelde gebruikers weergeven' aanklikken om alleen gebruikers te tonen die nog aan geen enkele afdeling, locatie of organisatieonderdeel gekoppeld zijn. Daarnaast kun je ook alleen de handmatig gekoppelde gebruikers tonen.
Selecteer de gebruikers die je aan deze organisatie wilt koppelen en klik op de knop 'Gebruikers koppelen'. De geautomatiseerde import haalt geen koppelingen weg van gebruikers die handmatig gekoppeld zijn. Deze koppelingen kun je alleen handmatig verwijderen.
Wat betekent Gekoppelde cliënten?
De bovenste tabel op deze tab geeft de gekoppelde cliënten weer. Wilt je cliënten ontkoppelen, selecteer dan een of meerdere cliënten en klik op de knop 'Cliënten ontkoppelen'. Dit heeft geen nut indien je een geautomatiseerde cliëntsynchronisatie met organisaties gebruikt, omdat de geautomatiseerde cliëntsynchronisatie dan de organisaties overschrijft.
De onderste tabel geeft de cliënten weer die niet gekoppeld zijn aan deze organisatie. Je ziet hier alle cliënten van de organisatie, ook als de organisatie gebruik maakt van autorisatiescope.
Je kunt het vakje 'Alleen ongekoppelde cliënten weergeven' aanklikken om alleen cliënten te tonen die nog aan geen enkele afdeling, locatie of organisatieonderdeel gekoppeld zijn. Daarnaast kun je ook alleen de handmatig gekoppelde cliënten tonen.
Selecteer de cliënten die je aan deze organisatie wilt koppelen en klik op de knop 'Cliënten koppelen'.
De geautomatiseerde import haalt geen koppelingen weg van cliënten die handmatig gekoppeld zijn. Deze koppelingen kun je alleen handmatig verwijderen.
Let op!
Een organisatie waar nog locaties aan gekoppeld zijn kun je niet verwijderen. Je kunt het vinkje ‘Deactief voor meldingen’ aanzetten zodat er geen nieuwe meldingen meer op onderliggende organisatieonderdelen ingediend kunnen worden.
Je hoeft niet alle cliënten en medewerkers los te koppelen van een organisatie wanneer je de organisatie verwijdert. Dat gebeurt automatisch.