Afdelingen
Afdelingen zijn de kleinste organisatorische eenheid in TriasWeb. Op dit scherm kun je afdelingen beheren en koppelingen tussen afdelingen cliënten of gebruikers maken.
Veelgestelde vragen
Ik zie dit scherm niet, hoe kan dat?
Het kan zijn dat jouw organisatie niet werkt met de termen die wij standaard gebruiken. Locatie wordt soms ook Regio of Afdeling genoemd, terwijl Afdeling dan de naam Team krijgt.
Wie mag afdelingen beheren?
Het scherm is standaard alleen zichtbaar voor de applicatiebeheerder. Maar als je gebruikers de permissie Mag afdelingen beheren geeft, dan kunnen zij ook afdelingen beheren. Een afdelingsbeheerder hoeft geen afhandelaar te zijn van de afdeling. Zolang de afdeling binnen de autorisatiescope van de afdelingsbeheerder ligt, is het goed. Rollen en permissies kun je instellen op onder menukop Beheren → Autorisatie.
Wat zijn de functies van het scherm?
Het scherm Afdelingen beheren bestaat uit drie tabs. Op de eerste tab kun je afdelingen beheren. Op de tweede tab kun je gebruikers (medewerkers) aan de afdeling koppelen en op de derde tab kun je cliënten aan de afdeling koppelen. Meer informatie over wat dat precies betekent voor de werking van TriasWeb kun je vinden op de pagina Autorisatiescope..
Afdelingsconfiguratie
Om een afdeling te bekijken, selecteer je de juiste organisatie en de juiste locatie. Er verschijnt een lijst afdelingen. Klik op een van de knoppen om een actie te starten.
Nieuw: je kunt een nieuwe afdeling aanmaken. Zorg ervoor dat degene die je als afhandelaar wilt koppelen aan deze afdeling al bestaat in TriasWeb en dat deze medewerker de juiste rol heeft (afdelingsbeheerder of hoger). Dit geldt ook voor gedelegeerden die je wilt koppelen.
Verwijderen: je kunt afdeling niet verwijderen als er nog meldingen aan gekoppeld zijn. Wil je de afdeling wel verwijderen, dan dien je de meldingen eerst om te hangen naar een andere afdeling. Zie hiervoor Bewerk meldingen. Nadat je een afdeling verwijderd hebt via de knop Verwijderen krijgt je op dezelfde plek 2 knoppen te zien: Bewaren en Annuleren. Klik op Bewaren om de afdeling daadwerkelijk te verwijderen.
Bewerken: Hiermee kun je een afdeling wijzigen.
Welke eigenschappen heeft een afdeling?
De eigenschappen zijn pas te wijzigen nadat je op de knop Bewerken hebt geklikt. De knoppen veranderen dan in Annuleren en Bewaren. Je moet altijd de knop Bewaren aanklikken als je de wijzigingen wilt bewaren.
Naam. Namen van afdelingen worden getoond in sommige grafieken en tabellen. Hoe langer de naam is, hoe minder ruimte er voor de grafiek over blijft op de afbeelding. Probeer de namen dus kort te houden.
Locatie. Het bovenliggende organisatieonderdeel. Deze wordt automatisch gekozen aan de hand van de lijstjes bovenaan de pagina. Maar dat kun je dus hier nog wijzigen.
Afhandelaar. Een afdeling dient altijd een afhandelaar te hebben, anders kunnen meldingen die op die afdeling gedaan worden door niemand opgepakt worden. Om een afhandelaar te selecteren klik je op Selecteren. Er verschijnt een nieuw schermpje en daar vul je (een deel van) de naam van de medewerker in en klikt op zoeken. Als je niets invult en meteen op zoeken klikt krijgt je een lijstje te zien van de eerste 50 medewerkers die de juiste permissie hebben. Zit de afhandelaar er niet tussen? Dan heeft deze medewerker waarschijnlijk niet de juiste permissie: Mag afhandelen. Kijk dan op de autorisatieschermen. Selecteer een medewerker en klik op de knop Bewaren. Je hebt de geselecteerde gebruiker bewaard, maar voordat je de pagina verlaat moet je nog de afdeling bewaren.
Je kunt nu ook meerdere gedelegeerden koppelen aan een afdeling. Gedelegeerden zijn gebruikers die namens de afhandelaar mogen afhandelen. Zie hiervoor de best practice: Best practice meerdere afhandelaren. Klik op Nieuw om een gedelegeerde toe te voegen, daarna werkt het net als het toevoegen van een afhandelaar. Wanneer je een gedelegeerde wilt verwijderen, selecteer je de gedelegeerde in de lijst en klikt op Verwijderen.
Let op! Gedelegeerden hebben wel de permissie om af te handelen, maar ze moeten ook geautoriseerd zijn per traject. Dit kan via het scherm Autoriseren → Route.Je kunt optioneel een kostenplaats invoeren
De optie Deactief voor meldingen kun je aanzetten indien je de afdeling niet meer wilt tonen in de lijst met afdelingen bij het doen van een melding (dus er kunnen geen nieuwe meldingen meer op gedaan worden) maar hem wel wilt zien en kunnen selecteren bij het analyseren van meldingen. Dit wordt vaak gebruikt als alternatief voor het verwijderen van een afdeling wanneer er nog meldingen aan gekoppeld zijn.
Koppelcode. Wanneer je gebruik maakt van autorisatiescope (je koppelt gebruikers en cliënten aan afdelingen) en ook van de geautomatiseerde gegevensimport (alle medewerkers en cliënten worden via een synchronisatie in TriasWeb ingevoerd) dan dien je ervoor te zorgen dat de koppelcode die je hier invult, gelijk is aan de koppelcode(s) die je meegeeft bij de cliënten en medewerkers in de synchronisatie.
Contactgegevens worden door Triaspect en TriasWeb niet gebruikt. Deze velden zullen op termijn verdwijnen. Gebruik ze dus niet.
Altijd bewaren
Bewaar je wijzigingen (ook wanneer je de afdeling verwijderd hebt).
Wat betekent Gekoppelde gebruikers?
De bovenste tabel op deze tab geeft de gekoppelde gebruikers weer. Daar staat de afhandelaar en de gedelegeerden altijd tussen, de afdeling wordt automatisch aan hun autorisatiescope toegevoegd. De afhandelaar en de gedelegeerden kunnen daarom niet ontkoppeld worden.
Wil je gebruikers ontkoppelen, selecteer dan een of meerdere gebruikers en klik op de knop 'Gebruikers ontkoppelen'. Dit heeft geen nut indien je een geautomatiseerde gebruikerssynchronisatie met afdelingen gebruikt, omdat de geautomatiseerde gebruikerssynchronisatie dan de afdelingen overschrijft.
De onderste tabel geeft de gebruikers weer die niet gekoppeld zijn aan deze afdeling. Je ziet hier alle gebruikers van de organisatie, ook als de organisatie gebruik maakt van autorisatiescope. Je kunt het vakje 'Alleen ongekoppelde gebruikers weergeven' aanklikken om alleen gebruikers te tonen die nog aan geen enkele afdeling, locatie of organisatieonderdeel gekoppeld zijn. Daarnaast kun je ook alleen de handmatig gekoppelde gebruikers tonen.
Selecteer de gebruikers die je aan deze afdeling wilt koppelen en klik op de knop 'Gebruikers koppelen'. De geautomatiseerde import haalt geen koppelingen weg van gebruikers die handmatig gekoppeld zijn. Deze koppelingen kun je alleen handmatig verwijderen.
Wat betekent Gekoppelde cliënten?
De bovenste tabel op deze tab geeft de gekoppelde cliënten weer. Wilt je cliënten ontkoppelen, selecteer dan een of meerdere cliënten en klik op de knop 'Cliënten ontkoppelen'. Dit heeft geen nut indien je een geautomatiseerde cliëntsynchronisatie met afdelingen gebruikt, omdat de geautomatiseerde cliëntsynchronisatie dan de afdelingen overschrijft.
De onderste tabel geeft de cliënten weer die niet gekoppeld zijn aan deze afdeling. Je ziet hier alle cliënten van de organisatie, ook als de organisatie gebruik maakt van autorisatiescope.
Je kunt het vakje 'Alleen ongekoppelde cliënten weergeven' aanklikken om alleen cliënten te tonen die nog aan geen enkele afdeling, locatie of organisatieonderdeel gekoppeld zijn. Daarnaast kun je ook alleen de handmatig gekoppelde cliënten tonen.
Selecteer de cliënten die je aan deze afdeling wilt koppelen en klik op de knop 'Cliënten koppelen'.
De geautomatiseerde import haalt geen koppelingen weg van cliënten die handmatig gekoppeld zijn. Deze koppelingen kun je alleen handmatig verwijderen.
Let op!
Een afdeling waar nog meldingen aan gekoppeld zijn kun je niet verwijderen. Je kunt het vinkje ‘Deactief voor meldingen’ aanzetten zodat er geen nieuwe meldingen meer op ingediend kunnen worden.
Je hoeft niet alle cliënten en medewerkers los te koppelen van een afdeling wanneer je de afdeling verwijdert. Dat gebeurt automatisch.