Hoe richt ik de organisatiestructuur in? Tips en tricks
Inrichten van de organisatiestructuur in TriasWeb heeft gevolgen voor de analysemogelijkheden en het gemak waarmee melders hun melding kunnen doen.
Veelgestelde vragen
Heb je de eerste beheerderstraining gevolgd?
Voordat je hiermee begint moet je de eerste beheerderstraining gevolgd hebben. Daar wordt besproken wat de gevolgen zijn van het aanmaken van de organisatiestructuur in TriasWeb.
Waarop heeft de organisatiestructuur invloed?
In TriasWeb kun je per afdeling, locatie en organisatie gemakkelijk rapportages uitdraaien. De doorklikrapportage wordt op een of meerdere afdelingen van slechts 1 locatie tegelijkertijd gemaakt. Je kunt zelf afdelingen van verschillende locaties selecteren in de diepgaande analyses.
Bij het doen van een melding wordt door de melder een locatie gekozen waar het incident betrekking op heeft. Dit is meestal de afdeling waar de cliënt verblijft, de plek waar het gebeurd is of de afdeling waarop de medewerker werkt. De melding komt in de analyses naar boven op deze afdeling.
De afhandelaar van de afdeling is verantwoordelijk voor het behandelen van de meldingen. De afhandelaar kan het afhandelen van meldingen delegeren. Verder kunnen er (bijvoorbeeld bij hoog-risico-meldingen of ernstige schademeldingen) e-mails gestuurd worden naar de medewerker die gekoppeld is aan het bovenliggende onderdeel: bijvoorbeeld van afdeling A naar locatie A en/of van afdeling A naar organisatie A.
Waar moet ik verder nog aan denken?
Waar je verder aan moet denken bij het invoeren van de organisatiestructuur in TriasWeb is het volgende:
Het is belangrijk dat de medewerker precies weet welke afdeling hij of zij moet kiezen. Wanneer de melder op zoek moet gaan naar de juiste afdeling, kan dat de meldingsbereidheid schaden.
Aangezien de afdelings-, locatie- en organisatienamen gebruikt worden in de grafieken, is het van belang ze zo kort mogelijk te houden.
Het eerste niveau is al aangemaakt bij de initiële inrichting door Triaspect.
Je hebt 4 niveaus tot uw beschikking, waarvan de zorgorganisatie de hoogste is, en de afdelingen het laagste niveau zijn. Je kunt er nog een of twee niveaus tussen zetten.
Je begint met het aanmaken van wat wij noemen hoofdorganisatie(s). Dit niveau wordt ook wel regio of dienst genoemd. Dat doe je onder 'Beheer - Organisaties beheren'. Voor meer informatie kun je de pagina Organisaties bekijken.
Onder elke hoofdorganisatie(s) maak je locaties aan. Dat doe je onder 'Beheer - Locaties beheren'. Voor meer informatie kun je de pagina Locaties bekijken.
Onder locaties maak je afdelingen of teams aan. Dat doe je onder 'Beheer - Afdelingen beheren'. Voor meer informatie kun je de pagina Afdelingen bekijken.
Voor elke afdeling moet er een afhandelaar zijn. Wanneer je bij een afdeling een afhandelaar wilt selecteren, ziet je een lijst met alle gebruikers met de rol afdelingsbeheerder of hoger. Wanneer de gebruiker er niet tussen staat kun je via ' Beheer - Gebruikersbeheer' controleren of de gebruiker wel de juiste rol heeft. Zo niet, dan kun je de rol aanpassen en de gebruiker alsnog selecteren als afhandelaar.
Kan dit ook automatisch?
Ja, dat kan. Vraag je adviseur om meer informatie.