Status van meldingen, afhandelingen en verbeteracties
De kolom Status kan een aantal waarden bevatten:
Melder
Open of Concept betekent dat de melding nog niet is ingediend. Alleen jij kunt deze onvoltooide melding inzien. Zo lang een melding open of in concept is kun je de melding openen en afmaken of je kunt hem verwijderen. Klik op een regel om de melding te bekijken.
Ingediend betekent dat je de melding hebt verstuurd. Niets en niemand kan de inhoud van deze melding nu nog wijzigen. De afhandelaar krijgt een e-mail waarin staat dat een melding is ingediend.
In behandeling: jouw melding is door een afhandelaar in behandeling genomen. Je kunt precies zien wat de afhandelaar heeft toegevoegd. Je krijgt steeds wanneer er iets is gedaan met jouw melding een e-mailbericht. Daarin staat het meldingsnummer en wie de melding in behandeling heeft.
Overgedragen: jouw melding is aan een andere afhandelaar overgedragen. Als de nieuwe afhandelaar de melding oppakt, dan verandert de status naar In behandeling.
Afgehandeld: een afhandelaar heeft jouw melding bekeken en eventueel wijzigingen of toevoegingen gedaan. Bij sommige meldingen zijn er extra vragen voor de afhandelaar toegevoegd. De antwoorden van de afhandelaar kun je inzien.
Geregistreerd: in sommige gevallen wordt de melding niet afgehandeld maar geregistreerd. Dit wordt meestal gedaan wanneer er bij een melding geen feedback of verbetermaatregel nodig is. Het gaat daarbij vaak om incidenten met een geaccepteerd risico, zoals geaccepteerde valrisico’s. Of om risico-inventarisaties of metingen.
Afhandelaar
Ingediend betekent dat je de melding hebt ontvangen. De inhoud van deze melding kan niet gewijzigd worden. Je hebt als afhandelaar hiervan een mail ontvangen. Gedelegeerden krijgen geen mail.
In behandeling: je hebt de melding opgepakt. De melder krijgt elke keer een e-mailbericht wanneer er iets is gedaan met de melding.
Overgedragen: je hebt de melding aan een andere afhandelaar overgedragen. Als de nieuwe afhandelaar de melding oppakt, dan verandert de status naar In behandeling. Jij kunt zelf niks meer met de melding doen. Jij krijgt zelf de melding te zien in Meldingen ter informatie.
Afgehandeld: je hebt de melding bekeken en eventueel wijzigingen of toevoegingen gedaan. Deze melding kan niet meer veranderen. Er kunnen nog wel verbeteracties worden toegevoegd.
Geregistreerd: Je kunt een melding registreren in plaats van afhandelen. Dit wordt meestal gedaan wanneer er bij een melding geen feedback of verbetermaatregel nodig is. Het gaat daarbij vaak om incidenten met een geaccepteerd risico, zoals geaccepteerde valrisico’s. Sommige meldingen hebben geen afhandeling en worden automatisch geregistreerd. Bijvoorbeeld risico-inventarisaties of metingen.
Verbeteracties
Een verbeteractie of -plan heeft twee statussen. Een actiestatus of planstatus (dat zijn dezelfde statussen als van incidentmeldingen) en een evaluatiestatus. Hieronder zie je de relatie tussen de twee statussen.
Status melding | Status actie of plan | Evaluatiestatus actie of plan | Uitleg |
|---|---|---|---|
open/concept | open | open | Een melding in concept is alleen zichtbaar voor de melder. Acties zijn altijd zichtbaar zodra ze aangemaakt worden, ook als er bijvoorbeeld alleen maar een titel ingevuld is. |
ingediend | fase 1 | open | Een actie die helemaal is ingevuld en toegekend aan iemand. |
in behandeling | fase 2 | open | Een actie die uitgevoerd wordt. |
afgehandeld | afgesloten met of zonder resultaat | Een actie die geëvalueerd is. |
Beheerder bij meldingenbeheer
Open/Concept betekent dat de melding nog niet is ingediend. Tijdens het invullen van de melding heeft u op de knop Bewaren en verlaten geklikt omdat u op dat moment de melding niet kon afmaken. Niemand anders dan de melder, in dit geval u zelf, kan deze onvoltooide melding inzien. Maakt uw organisatie gebruik van groepsaccounts, dan kan iedereen die in TriasWeb inlogt met dit groepsaccount deze melding zien. U kunt de melding openen door erop te klikken. Dan kunt u ervoor kiezen om de melding af te maken, uit te printen of te verwijderen. Naast u kan alleen de interne beheerder deze melding verwijderen.
Ingediend betekent dat u de melding definitief hebt verstuurd. Niets en niemand kan de inhoud van deze melding nu nog wijzigen. Wel kan later de afhandelaar of een gedelegeerde een aantal onderdelen aan de melding toevoegen. Uw antwoorden blijven echter intact.
In behandeling: uw melding is door de afhandelaar bij wie u de melding heeft ingediend of de gedelegeerde van de afhandelaar in behandeling genomen. Wanneer u de melding opent door hem aan te klikken in de lijst, kunt u precies zien wat de afhandelaar of gedelegeerde heeft toegevoegd of gewijzigd. U krijgt steeds wanneer er iets is gedaan met uw melding een e-mailbericht op het e-mailadres waarmee u inlogt in TriasWeb. Daarin staan gegevens zoals het meldingsnummer en de status van de melding, maar ook wie de melding in behandeling heeft.
Afgehandeld: De afhandelaar of gedelegeerde heeft uw melding bekeken en eventueel wijzigingen of toevoegingen gedaan. Bij sommige meldingen zijn er vragen voor de afhandelaar toegevoegd over bijvoorbeeld kosten van het incident. Deze vragen en de antwoorden van de afhandelaar kunt u ook zien.
Geregistreerd: In sommige gevallen wordt de melding niet afgehandeld maar geregistreerd. Dit wordt meestal gedaan wanneer er bij een melding geen feedback of verbetermaatregel nodig is. Het gaat daarbij vaak om incidenten met een geaccepteerd risico, zoals geaccepteerde valrisico’s. Bij het registreren van een melding neemt de afhandelaar de verantwoordelijkheid voor de melding en wordt de data opgenomen in de database.
Doorgegeven: Een melding kan door een afhandelaar worden doorgegeven aan een collega afhandelaar ter afhandeling. De melding krijgt dan de status Doorgegeven. In meldingsbeheer is het niet mogelijk een melding deze status te geven.