Implementatiehandleiding: automatische organisatie-import (SFTP)

Inleiding

Je legt eenmalig een verbinding via SFTP met een map op onze FTP-servers. In die map plaats je, al dan niet geautomatiseerd en zo vaak je wilt, jouw bestand met organisatiegegevens (OEs). Onze servers lezen enige malen per dag de map uit en verwerken de bestanden volgens Gegevensverwerking organisatieimport. Via onze importmodule worden nieuwe OEs in TriasWeb geïmporteerd en bestaande OEs gemuteerd indien de gegevens in het aangeleverde bestand afwijken van die in TriasWeb. OEs die vervallen zijn worden gedeactiveerd. Jouw bestand wordt bewaard in onze database, zodat de geschiedenis bewaard blijft. Je kunt zelf de logfiles van de import bekijken.

Waarden die geïmporteerd of gemuteerd kunnen worden zijn OE-code, afdelingsnaam, koppelcode, kostenplaats, bovenliggende OE en hoofdverantwoordelijke.

Organisatiebestand

Om deze geautomatiseerde import te realiseren dient u een bestand aan te leveren (via SFTP) met daarin de te importeren gegevens.

De specificaties waaraan dit bestand dient te voldoen zijn:

• Opgeslagen in UTF-16.

• Kolommen in willekeurige volgorde.

• Het is niet erg als er in het bestand meer kolommen staan dan verwerkt dienen te worden, zolang daar maar geen gevoelige persoonsgegevens staan (volgens de AVG)

• Het aantal velden in de kopregel moet gelijk zijn aan het aantal velden in de overige regels in het bestand.

• Gebruik van kopregel is optioneel.

• Door puntkomma gescheiden kolommen

De in te lezen waarden zijn:

• OE-code (verplicht, uniek, primaire sleutel, alfanumeriek).

• OE-naam (alfanumeriek, verplicht). Deze naam wordt getoond in TriasWeb.

• Kostenplaats (numeriek, optioneel).

• Koppelcodes (alfanumeriek, optioneel, door komma’s gescheiden). Indien jouw organisatie gekozen heeft om de autorisatiemodus aan te zetten, is dit een verplicht veld. Op basis van deze waarde worden autorisaties van gebruikers voor OEs en cliënten vastgesteld.

• Hoofdverantwoordelijke (e-mailadres, optioneel). Indien hoofdverantwoordelijke bij een of meerdere OEs niet is aangeleverd, wordt aan die OEs indien nodig, de standaard hoofdverantwoordelijke toegekend (zie onder).

• MoederOE (alfanumeriek, verplicht voor locaties en afdelingen, moet leeg zijn voor Hoofdorganisaties)

Voorbeeld

Als we uitgaan van onderstaande structuur, zou het bestand daaronder aangeleverd moeten worden.

Voorbeeld bestand met kopregel

OEcode;Naam;Kostenplaats;Koppelcodes;Hoofdverantwoordelijke;MoederOE
10;Intramuraal;123;10;;
100;Utrecht centrum;453;100;a.locatiemanager@amberzorg.nl;10
1000;Kersentuin Rood;888;1000;hoofd1@amberzorg.nl;100
200;Utrecht Oost;222;200;a.locatiemanager@amberzorg.nl;10
2000;Appelhof 1;237;2000;hoofd1@amberzorg.nl;200
2001;Appelhof 2;1075;2001;hoofd2@amberzorg.nl;200
50;Extramuraal;;50;;
500;Utrecht;;500;b.locatiemanager@amberzorg.nl;50
5000;Witte vrouwen;;5000;hoofd3@amberzorg.nl;500
5001;Overvecht;;5001;hoofd4@amberzorg.nl;500
600;Hilversum;24;600;c.locatiemanager@amberzorg.nl;50
6000;Centrum;7788;6000;hoofd3@amberzorg.nl;600

Overstappen van handmatige invoer naar automatische import

Let op, wanneer je de organisatiegegevens voorheen handmatig hebt ingevuld, zijn er geen OE-code’s aanwezig. Aangezien TriasWeb aangeleverde en bestaande OEs vergelijkt op basis van De OE-code, dienen eerst de OE-codes toegevoegd te worden. Dit doe je via de schermen van TriasWeb (bij elke OE in TriasWeb een OE-code invullen). Meer informatie hierover kun j opvragen via je adviseur.

Controle op verwerking

Je kunt ervoor kiezen om een e-mail te ontvangen wanneer jouw bestand niet is aangekomen op onze server. Als parameter kun je opgeven per hoeveel dagen dat moet gebeuren. Indien je eens per week de gegevens uploadt, wil je niet elke dag een e-mail krijgen waarop de gegevens niet zijn geüpload. Je geeft dan aan dat je eens per 7 dagen een controle wilt doen. Wij kijken dan of er een bestand staat dat maximaal 7 dagen oud is. Als het bestand ouder is, dan is de laatste upload dus niet goed gegaan. Wanneer je elke dag uploadt is de waarde van de parameter altijd 1.

We kunnen ook kijken of de verwerking goed gegaan is, en een e-mail sturen wanneer dat niet zo is.

In de tabel onderaan dit document kun je invullen of je hiervan gebruik wenst te maken.

Beveiliging

Indien gewenst kunnen we de SFTP verbinding opzetten met public key authenticatie. We ondersteunen diverse algoritmes. Meer informatie hierover is te verkrijgen via info@triaspect.nl.

Workflow

Om deze import tot stand te brengen dient er communicatie te zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en de ICT dienst van jouw organisatie. Hieronder kun je zien wat je op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.