Implementatiehandleiding: geautomatiseerde import cliëntgegevens via sFTP

Inleiding

In dit document vindt je informatie met betrekking tot de geautomatiseerde import van cliënten vanuit een bestand.

Je legt eenmalig een verbinding via sftp met een map op onze servers. In die map plaats je, al dan niet geautomatiseerd en zo vaak je wilt, een bestand met cliëntgegevens. Onze servers lezen de map uit en verwerken de bestanden een paar keer per dag. Via onze importmodule worden nieuwe cliënten in TriasWeb geïmporteerd en bestaande cliënten gemuteerd indien de gegevens in het aangeleverde bestand afwijken van die in TriasWeb. Cliënten die uit zorg zijn worden gedeactiveerd. Jouw bestand wordt bewaard onder in onze database. Bij vragen hierover kun je contact opnemen met onze service desk. Je kunt zelf de logfiles van de import bekijken. De files zijn beschikbaar in de map waarnaar je ook uploadt.

Waarden die geïmporteerd of gemuteerd kunnen worden zijn cliëntnummer, -naam, geboortedatum, geslacht en eventueel de afdeling(en) van de cliënt. Lees hier hoe de verwerking plaatsvindt: Gegevensverwerking geautomatiseerde cliëntimport.

Cliëntenbestand

Om deze geautomatiseerde import te realiseren dien je een bestand aan te leveren (via sftp) met daarin de te importeren gegevens.

De specificaties waaraan dit bestand dient te voldoen zijn: 

• Opgeslagen in UTF-16.

• Kolommen in willekeurige volgorde.

• Het is niet erg als er in het bestand meer kolommen staan dan verwerkt dienen te worden, zolang daar maar geen gevoelige persoonsgegevens staan (AVG)

• BSN-nummers mogen niet aanwezig zijn.

• Het aantal velden in de kopregel moet gelijk zijn aan het aantal velden in de overige regels in het bestand.

• Gebruik van kopregel is optioneel.

De in te lezen waarden zijn:

• Cliëntnummer (verplicht, uniek, primaire sleutel, alfanumeriek).

• Voornaam/voorletters (alfanumeriek, optioneel).

• Tussenvoegsels (alfanumeriek, optioneel).

• Achternaam (alfanumeriek, optioneel. In TriasWeb wordt het cliëntnummer als achternaam gebruikt indien de achternaam niet in het importbestand wordt meegegeven).

• Geboortedatum (datum dd-mm-jjjj, optioneel).

• Geslacht ((1 = man, 0 = vrouw, -1 = onbekend) of (M = man, V= Vrouw), optioneel).

Voorbeeld bestand met kopregel

Dit zal in TriasWeb resulteren in de volgende tabel

Indien een andere volgorde van de onderdelen van de naam gewenst is, kunt u het (achter)naamveld gebruiken voor de voorkeursvolgorde.

U laat dan de velden tussenvoegsels en initialen leeg.

Dit zal in TriasWeb resulteren in de volgende tabel

Controle

Je kunt ervoor kiezen om een e-mail te ontvangen wanneer het bestand niet is aangekomen op onze server. Als parameter kunt je opgeven per hoeveel dagen dat moet gebeuren. Wanneer je elke dag een bestand uploadt is de waarde van de parameter altijd 1.

We kunnen ook kijken of de verwerking goed gegaan is, en een e-mail sturen wanneer dat niet zo is. 

In de workflow onderaan dit document kunt je invullen of je hiervan gebruik wenst te maken.

Beveiliging

Indien gewenst kunnen we de SFTP verbinding opzetten met public key authenticatie. Diverse algoritmes worden ondersteund.

Workflow

Om deze import tot stand te brengen dient er communicatie te zijn tussen de technische afdeling van Triaspect en de ICT dienst van jouw organisatie. Hieronder kun je zien wat jouw organisatie op welk moment moet aanleveren en wat wij er dan mee doen.